HIPAA-configuratie

Toegangscontrole

Implementeer technische beleidsregels en procedures voor elektronische informatiesystemen die elektronische beschermde gezondheidsinformatie onderhouden, om alleen toegang te verlenen aan die personen of softwareprogramma's die toegangsrechten hebben gekregen.

Notions SAML SSO is gebouwd op de SAML 2.0-standaard en verbindt je Identity Provider (IdP) en werkruimte(s) voor een eenvoudigere, veiligere inlogervaring. Notion ondersteunt officiële configuraties voor SAML SSO met: Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin en Rippling.

Om aan de slag te gaan met SAML SSO in Notion, moet je de volgende stappen voltooien:

• Domein(en) verifiëren:Om geavanceerde beveiligingsfuncties te gebruiken, moet je het eigendom van je e-maildomein verifiëren. Dit is een geautomatiseerd proces waarbij je een TXT-record toevoegt aan de DNS van je domein om te bewijzen dat het van jou is.

• SAML SSO inschakelen:Hiermee schakel je de functie in en voltooi je de configuratie. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het voltooien van de SAML SSO-configuratie.

• Standaard inlogmethode wijzigen:Zodra SAML SSO voor de eerste keer is ingeschakeld, wordt de standaard inlogmethode ingesteld op Any method, wat betekent dat gebruikers de optie hebben om in te loggen via SAML of hun normale inlogmethode. Door dit in te stellen op Alleen SAML SSO, wordt SAML als inlogmethode voor je workspace voor Beheerde gebruikers met geverifieerde bedrijfse-mails afgedwongen.

• Extra werkruimtes koppelen:Als je meer dan één werkruimte hebt die je met SSO wilt configureren, kun je dit doen door contact op te nemen met [email protected].

Eenmaal correct geconfigureerd, moeten alle leden die inloggen op je workspace(s) het geverifieerde domein gebruiken en worden ze geauthenticeerd via je identity provider. Eigenaren van Enterprise-workspaces kunnen dit omzeilen door een alternatieve inlogmethode te gebruiken in het geval van een IdP/SAML SSO-mislukt.

Unieke gebruikersidentificatie

Wijs een unieke naam en/of nummer toe voor het identificeren en volgen van de gebruikersidentiteit.

Notion heeft een SCIM-API die kan worden gebruikt voor het inrichten, beheren en verwijderen van leden en groepen. Workspace-eigenaren kunnen de vereiste API-sleutel vinden door naar Instellingen → Beveiliging en identiteit → SCIM-configuratie te gaan en op het token te klikken om het te bekijken.

Raadpleeg onze SCIM-documentatie voor de laatste informatie over hoe je kunt werken met de SCIM-API van Notion. Notion ondersteunt officiële SCIM-applicaties met Google, Gusto, Okta, OneLogin en Rippling.

Procedure voor noodtoegang

Stel procedures vast (en implementeer deze indien nodig) voor het verkrijgen van noodzakelijke elektronische beschermde gezondheidsinformatie tijdens een noodsituatie.

Content search biedt eigenaren van Enterprise-workspaces inzicht in de content van de workspace om de governance te verbeteren en pagina-toegangsproblemen op te lossen. Met Content search kun je:

• Zien wie toegang heeft tot een pagina
• De machtigingen van een pagina wijzigen
• Verlaten pagina's van voormalige werknemers ontdekken en opnieuw toewijzen

Je kunt op elk gewenst moment een Notion-pagina, database of volledige workspace exporteren.

Schakel voor Notion Mail en Notion Calendar HIPAA-naleving met Google Workspace in.

Automatisch afmelden

Implementeer elektronische procedures die een elektronische sessie beëindigen na een vooraf bepaalde tijd van inactiviteit.

Aangepaste sessieduur instellen: Voor beheerde gebruikers met een Enterprise-abonnement hanteert Notion een standaard sessieduur van 180 dagen. Workspace-eigenaren kunnen de sessieduur echter aanpassen van 1 uur tot 180 dagen.

Geforceerd uitloggen van beheerde gebruikers: Forceer uitloggen voor individuele gebruikers of voor alle workspace-gebruikers tegelijk.

Forceer wachtwoordreset: Forceer het opnieuw instellen van het wachtwoord voor individuele gebruikers of voor alle workspace-gebruikers tegelijk.

Als je een gebruiker via SCIM verwijdert, wordt deze uit de workspace verwijderd en wordt de sessie beëindigd.

Auditcontroles

Implementeer hardware-, software- en/of procedurele mechanismen die activiteiten in informatiesystemen die elektronische beschermde gezondheidsinformatie bevatten of gebruiken, registreren en onderzoeken.

Enterprise-workspace-eigenaren hebben toegang tot een auditlogboek via Instellingen. Dit geeft een overzicht van een groot aantal gebeurtenissen die in de workspace hebben plaatsgevonden.

Dit kan bijzonder nuttig zijn voor het identificeren van potentiële beveiligingsproblemen, het onderzoeken van verdacht gedrag en het oplossen van toegangsproblemen. Het auditlogboek van de werkruimte kan worden geëxporteerd in CSV-indeling.

Als Enterprise-klant kun je ook gebruikmaken van onze Data Loss Prevention (DLP)-partnerverbindingen om gevoelige gegevens in Notion te ontdekken, classificeren en beschermen.

Schakel voor Notion Mail en Notion Calendar HIPAA-naleving met Google Workspace in.

Integriteitscontroles

Implementeer beleid en procedures om elektronische beschermde gezondheidsinformatie te beschermen tegen ongeoorloofde wijziging of vernietiging.

Implementeer elektronische mechanismen om te bevestigen dat elektronische beschermde gezondheidsinformatie niet op ongeoorloofde wijze is gewijzigd of vernietigd.

Implementeer beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat elektronisch verzonden elektronische beschermde gezondheidsinformatie niet onjuist wordt gewijzigd zonder detectie totdat deze wordt verwijderd.

Openbaar delen van pagina's uitschakelen: Hiermee schakel je de optie 'Online delen' in het menu 'Delen' op elke pagina in deze workspace uit.

Gasten uitschakelen: Dit voorkomt dat iemand mensen van buiten de workspace uitnodigt voor een pagina. Je hoeft deze instelling niet te gebruiken als je naar behoefte gasten wilt uitnodigen, maar houd er rekening mee dat Notion niet mag worden gebruikt om te communiceren met patiënten, abonnementleden of hun familie en werkgevers. Als je gasten moet inschakelen, raden we aan om gastverzoeken in te schakelen. Dit implementeert een goedkeuringsproces zodat je gasten in je workspace kunt hebben en tegelijkertijd de HIPAA-compliance kunt waarborgen.

• Verplaatsen of /dupliceren van pagina's naar andere workspaces uitschakelen: Dit voorkomt dat iemand pagina's verplaatst of /dupliceren naar andere workspaces via de Actie 'Verplaatsen naar' of '/dupliceren'.

Exporteren uitschakelen: Dit voorkomt dat iemand pagina's exporteert als Markdown, CSV of PDF.

Aanmaken van workspaces uitschakelen: Dit voorkomt dat iemand zonder goedkeuring nieuwe workspace(s) aanmaakt.

Extensies van derden uitschakelen of op de whitelist plaatsen: Dit voorkomt dat iemand niet-goedgekeurde extensies van derden toevoegt aan je Notion-workspace.

Toegang tot externe workspaces uitschakelen: Dit voorkomt dat beheerde gebruikers lid worden van of toegang krijgen tot externe workspaces buiten je organisatie.

Schakel voor Notion Mail en Notion Calendar HIPAA-naleving met Google Workspace in.

Authenticatie van persoon of entiteit

Implementeer procedures om te verifiëren dat een persoon of entiteit die toegang zoekt tot elektronische beschermde gezondheidsinformatie, degene is die wordt geclaimd.

Profielwijzigingen uitschakelen: Dit voorkomt dat beheerde gebruikers hun profielgegevens aanpassen, zodat zij zich niet als een ander kunnen voordoen.

Domeinbeheer: Domein verwijst naar het e-mailadresdomein dat is gekoppeld aan een Notion-account. Met domeinverificatie kunnen workspace-eigenaren het eigendom van een domein claimen, waardoor de instellingen voor domeinbeheer worden ontgrendeld.

Gasten uitschakelen: Dit voorkomt dat iemand mensen van buiten de workspace uitnodigt voor een pagina. Je hoeft deze instelling niet te gebruiken als je naar behoefte gasten wilt uitnodigen, maar houd er rekening mee dat Notion niet mag worden gebruikt om te communiceren met patiënten, abonnementleden of hun families en werkgevers. Als je gasten moet inschakelen, raden we aan om gastverzoeken in te schakelen. Dit implementeert een goedkeuringsproces zodat je gasten in je workspace kunt hebben en tegelijkertijd de HIPAA-compliance kunt waarborgen.

Een beheerd gebruikersaccount opschorten of verwijderen: Schort beheerde gebruikersaccounts op of verwijder ze vanuit het dashboard voor gebruikersbeheer.

Verwijdering van beheerd gebruikersaccount uitschakelen: Voorkom dat beheerde gebruikers hun account zelf verwijderen.

Gegevensretentie & verwijdering

Implementeer beleid en procedures voor de definitieve verwijdering van elektronische PHI en/of de hardware of elektronische media waarop deze is opgeslagen.

Aangepaste instellingen voor gegevensretentie stellen eigenaren van Enterprise-werkruimten in staat om controle te hebben over wanneer pagina's van gebruikers uit de Prullenbak worden verwijderd en hoe lang ze daarna bewaard kunnen blijven.

We houden back-ups van onze database bij, waarmee we een momentopname van je content van de afgelopen 30 dagen kunnen herstellen.

Schakel voor Notion Mail en Notion Calendar HIPAA-naleving met Google Workspace in.

Transmissiebeveiliging

Implementeer technische beveiligingsmaatregelen om te beschermen tegen ongeautoriseerde
toegang tot elektronische beschermde gezondheidsinformatie die wordt verzonden via een elektronisch communicatienetwerk.

Implementeer een mechanisme om elektronische beschermde gezondheidsinformatie te versleutelen wanneer dit passend wordt geacht.

Versleuteling in rust: Klantgegevens worden in rust versleuteld met AES-256. Klantgegevens worden versleuteld wanneer ze zich op de interne netwerken van Notion bevinden, in rust in cloudopslag, databasetabellen en back-ups.

Versleuteling tijdens transport: Gegevens die tijdens transport worden verzonden, worden versleuteld met TLS 1.2 of hoger.