Sincroniza datos de otras herramientas con Notion

Nuestras sincronizaciones de bases de datos te permiten trabajar con información de otras herramientas y enriquecerla junto con los planes, documentos y proyectos de tu equipo. Conecta una cuenta, elige qué sincronizar y Notion creará las bases de datos y las mantendrá actualizadas.

Notion administra estas sincronizaciones para que puedas conectar una cuenta y usar bases de datos sincronizadas sin tener que crear o mantener la integración tú mismo.

Cada registro de la otra herramienta se convierte en una página en una base de datos de Notion. Los campos de la fuente se convierten en propiedades de la base de datos.

Las sincronizaciones administradas actualizan los datos en una sola dirección: desde la herramienta conectada hacia Notion. Las propiedades sincronizadas son de solo lectura en Notion. Para cambiar un valor sincronizado, actualízalo en GitHub, Jira o Salesforce. Verás el cambio en Notion.

Las sincronizaciones se ejecutan automáticamente en segundo plano. El tiempo de actualización varía según la conexión, la cantidad de datos y los límites de solicitud de la herramienta de origen.

Necesitas ser miembro del espacio de trabajo de Notion y tener una cuenta con acceso a los datos que deseas sincronizar. Es posible que tu organización requiera que un administrador apruebe la conexión o conceda acceso en la herramienta de origen.

La cuenta que uses para crear la sincronización determina qué datos puede leer Notion. Si sus permisos cambian o la conexión caduca, es posible que la sincronización requiera que vuelvas a autenticarte.

La sincronización de GitHub y la sincronización de Jira requieren un Plan Business (o el complemento Mobile Business). La sincronización de Salesforce requiere un plan Enterprise.

1. Abre Configuración → Conexiones en tu espacio de trabajo de Notion.

2. Abre la conexión que deseas sincronizar (GitHub, Jira o Salesforce) desde Explorar o Instalado, luego elige Sincronización de base de datos en las opciones de esa conexión.

3. Conecta una cuenta y completa los pasos de autorización para esa herramienta.

4. Elige los repositorios, espacios o tipos de objetos que deseas sincronizar.

5. Elige cuánto historial incluir. Para las fuentes que ofrecen propiedades personalizadas, como Jira y Salesforce, también puedes elegir qué propiedades personalizadas incluir en tu sincronización.

6. Selecciona Crear sincronización.

Notion crea las bases de datos en la sección Privado de tu barra lateral. La primera importación comienza en segundo plano. Puedes abrir las bases de datos mientras los registros aún se están importando.

Notion crea la estructura de la base de datos y luego importa los registros que coinciden con tu configuración. Las importaciones grandes pueden tardar más porque Notion lee los datos en lotes y sigue los límites de solicitud de la herramienta de origen.

Es posible que la base de datos muestre solo una parte de tus datos mientras se ejecuta la primera importación. No necesitas mantener Notion abierto para que la importación continúe.

Después de la primera importación, Notion verifica regularmente la herramienta conectada en busca de registros nuevos o modificados y actualiza las propiedades sincronizadas. Las sincronizaciones continúan en segundo plano incluso cuando nadie está viendo la base de datos.

En general, esperamos que los cambios se sincronicen con Notion en unos pocos minutos o menos.

El tiempo varía según la conexión, la cantidad de datos y la disponibilidad de la herramienta de fuente. Una verificación de cambios no significa que cada cambio aparezca en Notion de inmediato. Salesforce busca cambios cada minuto de forma predeterminada; consulta la guía de cada conexión para obtener más detalles.

Cuando la fuente limita temporalmente las solicitudes o no está disponible, Notion vuelve a intentarlo. Si la sincronización necesita una nueva autorización o permiso diferente, su Estado te indicará qué hacer.

Puedes incluir todo el historial disponible o limitar la sincronización a los registros actualizados en los últimos 30, 90 o 365 días. Una ventana de historial utiliza la hora de la última actualización del registro de fuente, en lugar de su fecha de creación. Salesforce utiliza su hora de modificación del sistema.

La ventana avanza con el tiempo. Un registro puede salir de la base de datos cuando no se ha actualizado dentro de esa ventana, incluso si todavía está abierto o activo en la fuente.

Ampliar la ventana importa registros coincidentes adicionales. Acortarla elimina los registros que ya no califican. Esto es diferente de un filtro de base de datos de Notion, que solo cambia lo que muestra una vista.

Puedes crear vistas, filtrar y ordenar registros, y agregar tus propias propiedades de Notion. Por ejemplo, agrega una prioridad de equipo a las solicitudes de incorporación de cambios (PR) o un Estado de planificación de cuenta a las cuentas de Salesforce. Los valores en estas propiedades permanecen en Notion.

Asigna nombres distintos a tus propias propiedades para que no entren en conflicto con las propiedades administradas por la sincronización.

Las bases de datos comienzan como páginas Privadas. Compártelas usando los permisos de página de Notion cuando estés listo.

Un cambio en los permisos de la herramienta de fuente puede detener futuras Actualizaciones sin eliminar los datos que ya están en Notion. Revisa la configuración de uso compartido de la base de datos de Notion cuando cambie el acceso a la fuente.

Vuelve a la configuración de Database sync de la conexión para revisar el Estado de la sincronización, la información de ejecución reciente y cualquier detalle de error.

Un tiempo de ejecución reciente muestra actividad. No garantiza que todos los cambios de la fuente ya hayan llegado a Notion.

Utiliza una sincronización administrada cuando una de las conexiones compatibles incluya los datos y la configuración que necesitas. Notion maneja la importación inicial, las verificaciones recurrentes y la lógica de sincronización específica de la conexión.

Utiliza un worker de Notion cuando necesites crear una sincronización personalizada, como importar desde otro servicio o transformar datos antes de que lleguen a Notion.

Por ejemplo, utiliza una sincronización de GitHub administrada para rastrear solicitudes de incorporación de cambios (PR) en Notion. Considera un worker si necesitas una fuente personalizada, tipos de registro adicionales o cálculos que combinen datos antes de la importación.

Verifica los repositorios, espacios o tipos de objeto seleccionados, tu ventana de historial y los permisos de fuente de la cuenta conectada. También verifica si la primera importación aún se está ejecutando y si un filtro de vista de Notion oculta registros.

Si una página sincronizada debería estar relacionada con otra página sincronizada, pero no lo está, podría deberse a tu ventana de historial o a que la página relacionada aún se está importando. Solo creamos relaciones cuando ambas páginas están sincronizadas con bases de datos de Notion.

Abre los detalles del estado de la sincronización. Vuelve a conectarte si la autorización ha caducado, o pídele al administrador de tu fuente que restablezca el acceso. Las interrupciones temporales de la fuente y los límites de solicitudes pueden retrasar las actualizaciones mientras Notion reintenta.

Reduce los datos seleccionados o elige una ventana de historial más corta. Revisa el efecto antes de guardar: eliminar una fuente o acortar el historial puede eliminar páginas sincronizadas. Las guías específicas de la conexión explican qué sucede cuando cambias una selección.

• Cómo conectar GitHub

• Conectar con Jira

• Conectar Salesforce

Para una sincronización de Asana o GitLab existente, usa las guías de reemplazo de worker:

• Conectar Asana

• Conectar GitLab