Una guía para admins: primeros pasos con los agentes personalizados

Tu equipo ya empezó a identificar las tareas repetitivas que quieren automatizar: tareas recurrentes, transferencias manuales y las mismas preguntas que surgen una y otra vez. Los agentes personalizados son la forma de empezar a abordar eso.

Como admin, tu función es preparar a tu equipo para el éxito y garantizar que todo funcione sin problemas a medida que los agentes personalizados van creciendo. Tomar ahora algunas decisiones deliberadas le dará a tu equipo la flexibilidad necesaria para actuar con rapidez sin perder de vista los gastos.

En esta guía, te explicaremos tres fases:

• Sentar las bases: Comprende qué genera costos, compra créditos y decide quiénes serán los primeros en crear

• Supervisar y ajustar: Haz un seguimiento de lo que entregan tus agentes y optimízalo a medida que avanzas

• Escalar con confianza: Aprovecha los primeros logros y amplía el acceso a más equipos

Antes de que alguien cree su primer agente personalizado, vale la pena comprender cómo funcionan los costos, definir quiénes deberían comenzar primero y establecer las medidas de control adecuadas. Imagínalo como preparar el terreno para que tu equipo pueda avanzar rápidamente una vez que empiece a usarlos.

Antes de estimar cuántos créditos comprar, es útil saber qué hace que un agente cueste más que otro.

Tres factores principales determinan cuántos créditos usa cada ejecución:

• Cuánto lee el agente: Buscar más contenido, leer páginas más extensas o analizar bases de datos más grandes consume más créditos.

• Número de pasos necesarios: Cada acción que realiza el agente aumenta el costo. Un agente de gestión simple cuesta menos por ejecución que uno que busca, escribe y notifica.

• Con qué frecuencia se ejecuta: Un agente que se activa cada hora consumirá muchos más créditos a lo largo de un mes que uno que se ejecuta semanalmente.

A menudo, un pequeño ajuste en alguno de estos factores puede optimizar los costos sin cambiar lo que ofrece el agente.

Los créditos se renuevan de forma mensual, por lo que debes calcularlos en función de lo que tus agentes consumirán cada mes. La forma más confiable de obtener ese número es a partir de tu historial de uso.

Abre tu panel de créditos de Notionpara ver qué agentes se han estado ejecutando y cuántos créditos consumió cada uno. Ese es tu punto de referencia para realizar tu primera compra con confianza.

A continuación, te mostramos algunas formas de ajustar tu configuración:

• Comienza con los agentes que más usas: Identifica los agentes personalizados en los que más confía tu equipo. Lo más probable es que representen la mayor parte de tus gastos y te sirvan como punto de referencia claro.

• Ten en cuenta la frecuencia, no solo la complejidad: Un agente simple que se ejecuta cada hora puede costar más con el tiempo que uno complejo que se ejecuta semanalmente. Multiplica el costo por ejecución por el número de ejecuciones mensuales previstas para obtener una estimación más precisa.

• Al principio, revisa una vez al mes: El consumo irá cambiando a medida que tu equipo cree y perfeccione los agentes. Revisar tu panel de control a principios de cada mes te ayuda a ajustar los detalles. Una vez que las cosas se estabilicen, puedes revisar con menos frecuencia.

Cuando termines, haz clic en Agregar créditos de Notion en el panel de control. Verás niveles preestablecidos que van desde cientos hasta miles de créditos. Si trabajas con un equipo de cuentas, te pueden ayudar a planificar y explorar otras opciones.

Puede resultar tentador habilitar la creación para todos desde el primer día, pero empezar con un grupo más reducido te ayuda a construir una base sólida primero.

• Empieza poco a poco: Empieza con un pequeño grupo de líderes de equipo, con casos de uso de automatización claros. Dales espacio para crear y perfeccionar los primeros agentes.

• Aprende lo que funciona: Pronto verás qué flujos de trabajo generan valor y qué límites son necesarios. Convierte esos primeros logros en un manual de estrategias.

• Escalar con confianza: Amplía poco a poco para que cada nuevo creador se base en modelos probados y tu equipo pueda avanzar más rápido en el tiempo.

Para controlar el acceso a la creación, accede a Configuración → IA de Notion → Agentes. Puedes abrirlo a todos o limitarlo a grupos específicos. Descubre más en Uso compartido y permisos de los agentes personalizados.

Los límites de crédito por agente les dan a tus creadores espacio para crear e iterar, al tiempo que mantienen el gasto general predecible. Tú estableces un límite y, si un agente lo alcanza, se pausa por sí solo y el creador recibe una notificación para que pueda hacer los ajustes necesarios.

Algunos consejos para establecer los límites correctos:

• Comienza con el uso real más un pequeño margen: Es fácil aumentar un límite una vez que un agente demuestra su valor. Al principio, revisa una vez al mes y luego ajusta a medida que el uso se vuelve más predecible.

• En el plan Enterprise, establece un límite predeterminado para todos los agentes: Por ejemplo, puedes comenzar con un límite de 1000 créditos para cada agente. Esto te brinda una amplia cobertura sin tener que configurar cada uno de forma individual, a la vez que deja margen para ampliarla cuando sea necesario.

• Comparte la propiedad con los creadores: Los creadores pueden establecer límites para sus propios agentes, por lo que no todo depende de ti. Si necesitan más, pueden solicitar un aumento directamente en el producto y recibirás una indicación para revisarlo y aprobarlo.

Cuando estableces un límite de créditos, el creador recibe una notificación para que sepa exactamente cuál es su situación.

Una vez que tus primeros agentes estén en funcionamiento, comenzarás a ver lo que realmente ofrecen. Algunos se convertirán en herramientas de referencia para tu equipo; otros podrían necesitar algunos ajustes para alcanzar su máximo potencial. Tu panel de control de créditos te ayuda a detectar ambos casos. Ahí verás qué agentes se están ejecutando y dónde se concentra el gasto. Si algo no parece correcto, haz clic para mirarlo más de cerca.

Pronto estarán disponibles los datos por agente. Para cada agente, se muestra el costo por ejecución, tasa de éxito y uso. Los creadores también pueden consultar esto, por lo que ellos también estarán al tanto de todo.

Algunas señales a las que hay que prestar atención:

• Los créditos aumentan a lo largo del tiempo: es posible que el alcance del agente sea demasiado amplio. Limita lo que analiza, o bien reduce la frecuencia con la que se ejecuta. Hacer algunos pequeños ajustes aquí puede ser de gran ayuda.

• Tasa de éxito baja o fallos frecuentes: consulta las ejecuciones recientes para saber qué está fallando. Por lo general, ajustar las instrucciones o simplificar los pasos ayuda bastante.

• Uso bajo: si un agente no se está utilizando, es posible que no esté resolviendo el problema correcto. Considera la posibilidad de pausarlo y revisar el caso de uso.

Notion te notifica cuando tu espacio de trabajo alcanza el 80 % y el 100 % de los créditos mensuales, para que tengas tiempo de actuar antes de que algo deje de funcionar.

Si el uso es superior al esperado, puedes hacer lo siguiente:

• Recargar créditos para que todo siga funcionando durante el resto del mes

• Aumentar los créditos mensuales si el nivel de uso actual va a continuar

Recibir un aviso cuando estás al 80 % te ayuda a anticiparte y evitar cualquier interrupción.

Si necesitas investigar algo más a fondo, puedes desactivar un agente individual desde Configuración → IA de Notion → Agentes para analizarlo mejor.

Tus primeros agentes te proporcionaron datos y logros reales. Eso te pone en una excelente posición para expandirte a conciencia.

• Revisa tu presupuesto de créditos. Tus primeros agentes son la mejor herramienta de pronóstico. Puedes basarte en su uso real para planificar el volumen de tu próxima compra con confianza.

• Amplía el acceso para crear. Tu grupo piloto demostró qué funciona. Considera la posibilidad de permitir que más equipos creen, utilizando lo que aprendiste para establecer pautas más claras para los creadores nuevos.

• Comparte lo que funcionó. Documenta qué agentes cumplieron, qué indicaciones se usaron y cuáles fueron los casos extremos. Cuando el próximo equipo quiera crear algo similar, comenzará a partir de un patrón comprobado, en lugar de hacerlo desde cero.