Ansichten, Gruppen, Filter und Eigenschaften

Ansichten in Notion Mail zeigen E-Mails so an, wie es für dich richtig ist. Was deinen Posteingang erreicht, wird auf einzigartige Weise angezeigt – ganz nach deinen Bedürfnissen. Du kannst zum Beispiel drei verschiedene Ansichten einrichten, die dir deine E-Mails auf drei verschiedene Arten anzeigen:

1. Eine Ansicht, die deine E-Mails nach Kund/-innen organisiert.

2. Eine Ansicht, die deine E-Mails nach Priorität organisiert.

3. Eine Ansicht, die deine E-Mails danach organisiert, ob ein Follow-up erforderlich ist oder nicht.

Ansichten ermöglichen Flexibilität und Anpassung – zum Beispiel kannst du E-Mails aus mehreren Labels in einer Ansicht zusammenfassen, archivierte E-Mails ein- oder ausschließen und innerhalb von Ansichten gruppieren, um noch detailliertere Informationen zu erhalten. Jede Ansicht besteht aus einer einzigartigen Kombination von Filtern, Gruppen und Eigenschaften, auf die wir im Folgenden näher eingehen.

Wenn du ein Notion-Mail-Konto erstellst, siehst du in deiner Seitenleiste den Abschnitt Ansichten mit einigen Ansichten, die bereits für dich erstellt wurden, basierend auf den E-Mails und Labels, die du zuvor genutzt hast. Klicke auf eine Ansicht, um zu erkunden, wie sie organisiert ist. Du kannst auch auf die Filter-, Gruppen- und Bearbeitungssymbole oben in einer beliebigen Ansicht klicken, um zu sehen, wie deine aktuelle Ansicht konfiguriert ist, und sie an deine Bedürfnisse anpassen.

So erstellst du eine neue Ansicht in Notion Mail:

1. Klicke unter Ansichten in deiner Seitenleiste auf Neue Ansicht.

2. Du kannst deine eigene Ansicht erstellen, indem du eine Beschreibung bereitstellst, sie manuell konfigurierst oder eine Vorlage verwendest. Du kannst auch eine vorgeschlagene Ansicht auswählen.

Sobald deine Ansicht erstellt ist, werden alle deine E-Mails auf eine bestimmte Weise organisiert. Du kannst auf die Filter- und Bearbeitungssymbole oben in deinem Posteingang klicken, um zu sehen, wie deine aktuelle Ansicht konfiguriert ist, und sie nach Belieben anpassen.

Um eine Ansicht in Notion Mail zu löschen, wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Ansicht löschen. Beachte, dass du deine Posteingangsansicht nicht löschen kannst.

Gruppen bieten eine Möglichkeit, deine Ansicht nach bestimmten Merkmalen oder Eigenschaften der darin enthaltenen E-Mails aufzuteilen. Du kannst deine E-Mails beispielsweise nach Favoriten gruppieren. Dadurch wird deine Ansicht in E-Mails mit Stern und E-Mails ohne Stern unterteilt.

So teilst du deine Ansicht in Gruppen auf:

1. Wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Gruppieren → Gruppieren nach.

2. Suche nach einer Gruppierungsoption oder wähle eine aus. Du kannst nach Datum, Favoriten, Wichtig, E-Mail oder Domain, Priorität, Label oder Ungelesen gruppieren.

Mit Filtern kannst du dich auf die E-Mails konzentrieren, die für dich am relevantesten sind. Du kannst beispielsweise einen Filter einrichten, der E-Mails entfernt, die von bestimmten E-Mail-Adressen oder Domains gesendet wurden, oder einen Filter, der E-Mails anzeigt, die in einem bestimmten Zeitraum empfangen wurden.

So filterst du deine Ansicht:

1. Wähle das Filtersymbol oben in Notion Mail.

2. Suche nach einem Filter oder wähle einen aus. Du kannst nach Ungelesen, Gelesen, Anhang, Kalenderereignis, Von, An, CC, BCC, Betreff, Datum und mehr filtern.

Wenn du mit Notion Mail loslegst, siehst du automatisch Labels, die du in Gmail hattest, wie Updates und Wichtig.

• Um nach einem Label zu filtern, kannst du eine Ansicht mit diesem Label erstellen oder die Label:-Syntax in der Suchleiste verwenden.

• Derzeit kannst du diese Labels in Notion Mail nicht bearbeiten oder ausblenden.

• Wenn du nicht alle deine Labels siehst, gehe zu Label, klicke auf Gruppieren nach und suche den Namen des Labels.

• So filterst du archivierte E-Mails aus einer Label-Ansicht:

  1. Wähle das Filtersymbol oben in Notion Mail.

  2. Stelle den Filter auf Posteingang enthält und entferne das Häkchen bei Archiv. Alternativ kannst du den Filter auf Posteingang enthält nicht und das Häkchen bei Archivaktivieren.

Du kannst auch neue Labels in Notion Mail erstellen. Das funktioniert so:

1. Wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Eigenschaften → Label.

2. Gib den Namen eines neuen Labels in das Textfeld ein und drücke die Eingabetaste.

So wendest du ein Label auf eine E-Mail an:

1. Bewege den Mauszeiger über die E-Mail und aktiviere das erscheinende Kontrollkästchen. Du kannst mehrere E-Mails auswählen, wenn du möchtest.

2. Wähle das Label-Icon oben in Notion Mail.

3. Wähle das Label aus, das du anwenden möchtest, oder erstelle ein neues, indem du den Namen des neuen Labels in das Textfeld eingibst und {Name deines Labels} hinzufügen auswählst.

Wenn du Labels in Notion Mail bearbeitest, werden diese Änderungen mit Gmail synchronisiert.

Möchtest du, dass die Notion-KI deine eingehenden E-Mails automatisch kennzeichnet? Wie du diese Funktion einrichtest, erfährst du in diesem Artikel →

Wenn du ein vorhandenes Label entfernen möchtest:

1. Wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Eigenschaften → Label.

2. Wähle das Label aus, das du löschen möchtest → Löschen.

Nach dem Löschen wird das Label auch von allen E-Mails entfernt, die zuvor mit dem Label versehen waren.

Ansichten bestehen aus bekannten Funktionen wie Filtern und Gruppen, aber was sie wirklich leistungsstark macht, sind Eigenschaften. Du kannst Eigenschaften erstellen, die für deine E-Mails gelten, um noch mehr Möglichkeiten zum Organisieren und Verwalten deines Posteingangs entdecken. Jede Ansicht kann ihre eigenen Eigenschaften haben.

Einige der wichtigsten Elemente deiner E-Mails, wie z. B. der Betreff oder der Absender, sind bereits Eigenschaften in Notion Mail, sodass du sie in einer vorhandenen Ansicht filtern oder gruppieren kannst.

So zeigst du deine vorhandenen Eigenschaften in einer Notion-Mail-Ansicht an:

1. Wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Eigenschaften.

2. Du siehst Eigenschaften, die in der E-Mail-Liste angezeigt oder in der E-Mail-Liste ausgeblendet sind. Klicke auf 👁️ neben einer Eigenschaft, um sie ein- oder auszublenden.

3. Klicke auf eine Eigenschaft, um zu sehen, wie sie eingerichtet ist.

So fügst du einer Ansicht in Notion Mail eine neue Eigenschaft hinzu:

1. Wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Eigenschaften.

2. Klicke auf Eigenschaft hinzufügen.

3. Wähle eine Eigenschaft aus. Sie wird dann in deiner Liste der Eigenschaften angezeigt.

Nehmen wir an, du verwendest dein Notion-Mail-Konto mit einem Gmail-Konto, das du erstellt hast, um deine bevorstehende Hochzeit zu planen. Du und dein Partner oder deine Partnerin verwenden beide diese E-Mail-Adresse und ihr wollt jede E-Mail in eurem Posteingang mit der Person markieren, die darauf antworten soll. Dazu können wir eine Auswahl -Eigenschaft erstellen. Das funktioniert so:

1. Wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Eigenschaften.

2. Klicke auf Eigenschaft hinzufügen.

3. Klicke im angezeigten Menü auf Auswählen – damit kannst du dich und deinen Partner oder deine Partnerin als Optionen festlegen.

4. Sobald die Eigenschaft Auswählen erstellt wurde, klicke in deiner Liste der Eigenschaften darauf.

5. Gib der Eigenschaft einen Namen, z. B. Wer soll antworten.

6. Wähle Option hinzufügen und gib deinen Namen ein. Mache dasselbe und gib den Namen deines Partners oder deiner Partnerin ein.

Wenn du nun eine E-Mail in deinem Posteingang öffnest, siehst du oben die Option Wer soll antworten und du kannst dich selbst oder deinen Partner oder deine Partnerin dieser E-Mail zuweisen. Du könntest sogar eine neue Ansicht erstellen, in der du nach Wer soll antworten gruppierst, damit du alle E-Mails siehst, die du beantworten musst, gefolgt von allen E-Mails, die dein Partner oder deine Partnerin beantworten soll! Alternativ könntest du eine Ansicht erstellen, die nach E-Mails filtert, die nur du beantworten musst, damit du deine Hochzeitsplanung ein wenig schneller und einfacher gestalten kannst.

Zusätzlich zur Verwaltung deiner Gruppen, Filter und Eigenschaften kannst du auch entscheiden, welche Aktionen du ausführen möchtest, wenn du mit dem Mauszeiger über eine E-Mail fährst. Hover-Aktionen können auf der Ebene der einzelnen Ansicht angewendet werden, sodass du je nach Ansicht, in der du dich befindest, bestimmte schnelle Aktionen ausführen kannst! So stellst du die Hover-Aktionen ein:

1. Wähle das Symbol zum Bearbeiten der Ansicht oben in Notion Mail → Hover-Aktionen anpassen.

2. Du siehst eine Liste deiner verfügbaren Aktionen sowie Aktionen, die du zu deiner Ansicht hinzufügen kannst. Klicke auf 🗑️ neben einer Aktion, um sie aus deiner Liste zu entfernen. Klicke auf Hover-Aktion hinzufügen, um eine weitere Aktion hinzuzufügen. Zu den Aktionen gehören das Antworten, das Verschieben in den Papierkorb, das Anwenden eines bestimmten Labels und das Markieren als Spam.

3. Wenn du möchtest, kannst du deine Aktionen anklicken und ziehen, um sie neu anzuordnen.

Sobald du dich für deine Hover-Aktionen entschieden hast, kannst du sie jedes Mal sehen, wenn du mit dem Mauszeiger über einen Thread fährst.